Dijital dağınıklık nasıl önlenir

Dijital dünyada sıkça kullanılan e-posta, mesajlaşma uygulamaları ve mobil aplikasyonlar gibi araçlar, her geçen gün hem iş hem de özel hayatın içinde daha fazla yer alıyor. Bu durum ise beraberinde dijital dağınıklığı getiriyor. Biriken e-postalar, mesajlar, depolanmayı bekleyen belgeler, fotoğraflar ve videoların sayısı her geçen gün dağınıklığın artmasına neden oluyor. 150 yılı aşkın köklü geçmişiyle Generali Sigorta, günümüzün en önemli sorunlarından dijital dağınıklığı önleyecek ve günlük hayatı bir nebze de olsa kolaylaştıracak önerileri paylaştı.

E-postaları sıfırlamak

Son 20 yıldır haberleşmede e-postanın hakim olması, hem iş hem de özel hayata dair iletişim tarzının değişmesini beraberinde getiriyor. Cevaplanmayı bekleyen e-postaların sayısının birikmesi, hem iş süreçlerinin hem de iletişimin daha karmaşık bir hal almasına neden oluyor. Bu önemli sorunun önüne geçmek için mail trafiğinin yönetiminin iş ve özel hayatta merkeze konulması ve e-postaların birikmeye başlamadan günlük olarak sıfırlanması, dijital dağınıklığın önüne geçilmesine olanak sağlıyor.

Klasörlemeyi ihmal etmemek

Yapılan araştırmalar dijital alanda belgeleri klasörlemenin/arşivlemenin öneminin farkında olunmasına rağmen, insanların hem iş hem de özel hayatta klasörleme ve arşivleme yapmayı ihmal ettiklerini ortaya koyuyor. Dijital alanda saklamak zorunda olunan tüm belge, video ve fotoğrafları kolayca bulanabilecek bir adla kodlamanın ve saklamanın hayatı fazlasıyla kolaylaştırdığı bir gerçek. Arşivleme yaparak dijital dağınıklığın önüne geçmek fazlasıyla mümkün.

İş özelinde doğru uygulamaları kullanmak

İş ile ilgili önemli belgelerin ve görsellerin e-posta trafiği üzerinden değil Whatsapp ya da Telegram gibi uygulamalar üzerinden paylaşılması, son dönemlerde oldukça yaygın durumda. Ancak bu durum dijital alanda dağınıklığa neden olan faktörler arasında en üstlerde yer alıyor. Önemli belgelerin bu uygulamalar yerine e-posta yoluyla paylaşılması hem rahatlıkla bulunmaları hem de arşivlenebilmeleri açısından kolaylık sağlıyor.

Bulut depolama hizmetleri kullanmak

Google Drive, Dropbox, SkyDrive, Yandex.Disk gibi bulut depolama hizmetleri, ihtiyaç dahilinde olan tüm dosya, resim ve videoların belli bir limite kadar ücretsiz şekilde depolanmasını mümkün kılıyor. Dosyaların kolayca depolanmasına ve düzenlenmesine olanak sunan bu hizmetler, dijital dağınıklık yaşayanların yardımına yetişiyor.

Gereksiz üyeliklere son vermek

Zamanında üye olunan ancak artık ilgilenilmeyen ve devamlı olarak bildirimler paylaşan üyeliklerden, gruplardan çıkmak da dijital dağınıklığın hafiflemesine neden olan faktörler arasında yer alıyor. Bu üyeliklerden gelen e-postaların ya da mesajların gereksiz bir şekilde vakit almaması için, üyeliklerin yeniden gözden geçirilmesi önem taşıyor.

Farklı iletişim yöntemleri kullanmak

Özellikle son 10 yıldır günlük hayata daha da fazla etki eden dijital dönüşümle birlikte, iş ve özel hayatımıza dair tüm haberleşmeyi e-postalar ya da mesajlaşma uygulamaları üzerinden yapıyoruz. Bu durum ise beraberinde yazılanlara verilen yanıt e-postalarını ve mesajları getiriyor. Bu sirkülasyonun önüne geçmek için mümkün olan durumlarda e-posta ya da mesajlaşma uygulamaları yerine, telefonla haberleşme ya da yüz yüze iletişim yöntemlerinin kullanılması, dijital dağınıklığın önüne geçilmesine olanak sunuyor.